TIME MANAGEMENT: TO-DO LIST - LE
DIVERSE TIPOLOGIE

Il sistema chiave per un buon time management è costituito da tre pilastri chiave:

• assicurarsi di fare le cose importanti;
• non perdere tempo con le cose stupide;
• fare le to-do list

Sui primi due punti non ci dilunghiamo perché ne abbiamo parlato tanto in passato ma vorremmo attirare la vostra attenzione sul terzo: fare le to-do list, cioè elenchi di compiti da svolgere.
Vi chiediamo in maniera provocatoria: come mai gli esperti di time management sono convinti che le liste siano fondamentali per gestire bene il tempo ma, su milioni di persone che utilizzano questo genere di elenchi la maggioranza completa solamente il 41%, in media, dei compiti che vi sono riportati? E perché LinkedIn ci informa che il 90% dei professionisti afferma di non riuscire a portare a termine le attività dell'elenco di cose da fare nei tempi previsti? Come mai ci sono persone che ritengono di essere addirittura meno produttive quando stilano una to-do list?

Le persone che non riescono a usare o trovano addirittura inutili le to-do list, probabilmente, commettono almeno uno di questi errori:

• hanno frainteso l'obiettivo delle liste di cose da fare - La maggior parte delle persone pensa che lo scopo delle liste di cose da fare sia portare a termine i compiti riportati. Hanno torto. Lo scopo delle to-do list fatte bene è sistematizzare e dare priorità alle attività.
  Se gestito correttamente, un elenco vi aiuterà a concentrarvi sui lavori più importanti, in modo da non sprecare il tempo in minuzie;
• non assegnano le scadenze ai compiti – Le liste di cose da fare senza scadenze sono inutili. Non avere una scadenza significa non agire;
• Fanno liste troppe lunghe – Le liste lunghe distraggono e scoraggiano. Possono paralizzarvi, non impediscono la procrastinazione e non sono realistiche;
• fanno liste con troppa variabilità - Riportare su una to-do list ogni singolo compito che viene in mente, collocare un lavoro che richiederà due minuti accanto a uno che richiederà due mesi non fa che confondere le idee e, in questo modo, si corre il rischio di occuparsi dei lavori facili, ignorando quelli difficili. Elenchi troppo lunghi possono causare stress e non aiutano;
• inseriscono troppe opzioni - Questo può portare a uno stato disfunzionale noto come "stanchezza decisionale", cioè si corre il rischio di stancarsi di tutte le opzioni offerte dalla lista ed è più probabile che si scelga di svolgere le azioni più semplici;
• non inseriscono il contesto per ogni attività - Ogni elemento della lista dovrebbe includere un contesto istruttivo che includa la priorità di ogni attività, quanto tempo ci vorrà a svolgerla , la rilevanza di ogni compito per gli obiettivi generali e così via;
• definiscono le attività da svolgere in modo troppo ampio - Senza date di inizio o fine, è difficile associare una priorità. Senza legare l'attività a un obiettivo specifico, è arduo trovare motivazione a svolgere un compito e così via...

Il "segreto" non è limitarsi a creare liste di cose da fare ma impegnarsi a pianificare, scrivere e lavorare su to-do list che abbiano uno scopo e che vi incoraggino, che vi consentano di riconoscere, dare priorità e completare più attività e che supportino e si allineino al vostro flusso di lavoro.
Probabilmente non funzioneranno allo stesso modo per tutti ma noi vi consigliamo vivamente di utilizzare le liste di cose da fare per organizzarvi al meglio. Date priorità ai vostri compiti, contestualizzateli e assegnate loro delle scadenze. Suddividete le vostre attività in segmenti in base al progetto, alla tipologia o altro che vi può tornare utile. Includete le stime del tempo per le singole attività e collegate i vostri compiti agli obiettivi che vi siete posti.

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Le to-do list hanno diversi vantaggi:

• vi danno maggiore controllo sulla vostra giornata lavorativa;
• vi consentono di rispettare le scadenze perché imparate a dare la priorità a ogni compito, in modo da concentrarvi prima sulle attività più urgenti;
• vi danno una mano, se progettate bene e legate ai vostri obiettivi, di concentrarvi sulle attività ad alto valore;
• vi supportano nel migliorare la vostra capacità di concentrazione e vi evitano di perdere tempo in attività banali o minori;
• essendo molto focalizzate, vi aiutano ad evitare il multitasking perché non dovete trattenere molto nel vostro cervello sempre sottoposto a mille stimoli: è tutto lì scritto, nero su bianco! E se non siete dell'umore giusto per un compito particolare, potete sempre trovare qualcos'altro da fare sulla vostra lista anche se sarebbe meglio compilare la to-do list in un ordine di priorità. Come prima cosa andrebbero riportate le cose importanti e urgenti, come suggerisce Stephen Covey in "First thing first", poi quelle importanti o urgenti, infine le attività che non sono né importanti né urgenti che si dovrebbe cercare di delegare, fare nei tempi morti, quando la vostra attenzione non è al massimo, ecc.

Catalogare troppe attività può paralizzarvi. Selezionatene solo sette al giorno, quelle davvero importanti per voi e per la vostra organizzazione. Vedete se così può funzionare, almeno all'inizio. Esplorate lo strumento e poi decidete come adattarlo alle vostre esigenze. Potreste scoprire, ad esempio, che la cosa migliore è fare dei veri e propri elenchi di ciò che volete realizzare ogni anno, ogni mese, ogni settimana e ogni giorno.

I diversi tipi di to-do list

Quello che molte persone non sanno è che esistono diversi elenchi per scopi diversi e che sono tutti estremamente utili. Innanzitutto, dovreste creare un elenco principale su cui annotare tutto ciò che volete fare che in futuro, un elenco elenco "all-inclusive" che avrà la semplice funzione di scaricare il cervello quando vi viene in mente qualcosa da fare ma state lavorando su altro. Attenzione, però! Non affezionatevi troppo a questo elenco perché, lasciato così com'è non è assolutamente funzionale. Ogni giorno dovrete vedere cosa avete inserito e decidere se è effettivamente una cosa da fare perché legata ai vostri obiettivi, a quelli della vostra organizzazione o, comunque, necessaria, oppure può essere eliminata o delegata. Andranno poi stabilite le priorità, stimate le tempistiche e inserite le attiità in una lista operativa (annuale, mensile, settimanale, giornaliera, di progetto, ecc.).
La seconda lista sarà un elenco mensile da compilare alla fine del mese per il mese successivo. Questa lista pensata su una media di 30 giorni può contenere elementi trasferiti dall'elenco principale di idee che abbiamo visto prima.
Una terza lista è un elenco settimanale in cui pianificare in anticipo l'intera settimana.
Infine, trasferite tutti i compiti settimanali, mensili e "di un prossimo futuro" nelle vostre to-do list giornaliere, un giorno dopo l'altro. Queste liste andrebbero compilate la sera, pensando al giorno successivo. E se trovate pesante farlo, ricordate che una ricerca pubblicata sul "Journal of Experimental Psychology" ha stabilito che dedicare cinque minuti prima di andare a dormire a mettere nero su bianco le cose da fare il giorno dopo porta ad addormentarsi più velocemente perché permette di scaricare la mente.

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Un'altra tipologia di liste utilissima è quella legata ai singoli progetti. Suddividete i progetti che state seguendo in elementi gestibili e create elenchi di cose da fare separati per ogni progetto.

Abbiamo poi le liste che si basano su strategie come quella basata sulla strategia "3 + 2'" sulla quale riportare ogni giorno tre compiti complessi e due più semplici da svolgere nella giornata o quella che potremmo definire “1-3-5” che prevede un compito principale, tre compiti medi e cinque compiti piccoli.

E il kanban? Certamente! Anche questo è una sorta di to-do list. Il metodo Kanban si basa, infatti, sulla creazione di tre colonne dove si devono riportare le cose "Da fare", quelle che si stanno facendo ("In corso") e quelle "Fatte". Riportate ogni compito su un foglietto adesivo e appiccicatelo nella colonna giusta sul muro: all'inizio della giornata, della settimana o del mese avremo tutti i compiti nella colonna "Da fare" ma poi ognuno di essi avanzerà nella colonna "In corso" fino ad arrivare a "Fatti". Questo sistema dà un grande senso di soddisfazione che vi aiuterà a contrastare le emozioni negative legate, ad esempio, alla voglia di procrastinare qualcosa.

Abbiamo poi la lista a matrice basata sulla matrice di Eisenhower che prevede quattro quadranti nei quali riportare i compiti "Urgenti”, “Importanti ma non urgenti”, "Non importanti ma urgenti" e "Non importanti e non urgenti".
Non c'è nemmeno bisogno di dirvi che dovrete concentrarvi soprattutto sulle attività "Importanti", vero?

Abbiamo anche un elenco di attività veloci da svolgere ma non routinarie (quelle di routine le ricordate bene anche senza scriverle, giusto?) che potrete inserire, se avete tempo, tra un compito e l'altro della vostra to-do list principale. Queste attività non dovrebbero richiedere più di una decina di minuti per essere svolte.

Anche un semplice calendario digitale può trasformarsi in una to-do list, basta infatti che, per ogni attività da portare a termine, venga stimato quanto tempo ci vorrà e bloccato quel periodo in anticipo sul calendario.

Una volta preparate le vostre to-do list, qualunque abbiate deciso di scegliere, rileggetele in maniera critica ed eliminate:

• i compiti non necessari;
• i desideri;
• i compiti poco chiari;
• i compiti banali;
• le decisioni (ad esempio: "Non arrivare in ritardo a svolgere l'audit annuale")

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